E-Rechnungspflicht ab 2025: Was Vermieter wissen müssen
Seit dem 1. Januar 2025 ist die Ausstellung und Verarbeitung elektronischer Rechnungen in Deutschland im Business-to-Business-Sektor (B2B) verpflichtend. Diese Regelung betrifft auch Vermieter, insbesondere wenn sie gewerblich tätig sind oder Gewerberaum vermieten. Der neue Standard bringt nicht nur Herausforderungen, sondern auch Vorteile für eine effizientere Abwicklung von Rechnungsprozessen.
Wer ist betroffen?
Die E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich für alle Unternehmen, die Leistungen im B2B-Bereich erbringen. Dies umfasst auch Vermieter, Makler und WEG-Verwalter. Besonders betroffen sind Vermieter, die:
- Gewerberaum an Unternehmen vermieten und die Umsatzsteuerpflicht gemäß § 9 UStG anwenden.
- Leistungen an andere Unternehmer erbringen und dafür Rechnungen ausstellen.
Für Vermieter, die Wohnraum umsatzsteuerfrei vermieten, ändert sich wenig. Der Mietvertrag bleibt in diesen Fällen weiterhin als Abrechnungsdokument ausreichend.
Was zählt als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist mehr als nur ein PDF-Dokument. Sie muss:
- In einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD).
- Eine automatisierte elektronische Verarbeitung ermöglichen.
- Elektronisch übermittelt und archiviert werden.
E-Mails mit PDF-Anhängen gelten ab 2025 nicht mehr als ordnungsgemäße elektronische Rechnung.
Was müssen Vermieter beachten?
- Empfangen und Verarbeiten von E-Rechnungen
Alle Vermieter, unabhängig von ihrer Umsatzsteuerpflicht, müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ein einfacher E-Mail-Posteingang oder die Nutzung von Buchhaltungssoftware reicht dafür aus. - Ausstellen von E-Rechnungen
Vermieter, die Gewerberaum vermieten und umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen, müssen Rechnungen künftig im vorgeschriebenen elektronischen Format ausstellen. - Übergangsregelungen
- Bis Ende 2026 dürfen Papierrechnungen und PDFs noch verwendet werden, sofern der Empfänger zustimmt.
- Kleinbeträge unter 250 Euro sowie Kleinunternehmen mit einem Umsatz unter 800.000 Euro pro Jahr sind bis Ende 2027 von der Pflicht befreit.
Auch ohne Vorkenntnisse kannst du mit der kostenlosen Vorlage von SmartMiete deinen individuellen Mietvertrag erstellen. Dieser ist rechtssicher, kann digital unterschrieben werden und wird als PDF bereitgestellt.
Sanktionen und Konsequenzen
Das Finanzamt erkennt Rechnungen, die nicht im richtigen Format vorliegen, möglicherweise nicht an. Das kann für Vermieter problematisch werden, da Vorsteuerabzüge verweigert und Sanktionen verhängt werden könnten.
Praktische Tipps für Vermieter
- Systeme überprüfen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen im richtigen Format erstellen und verarbeiten kann.
- Technische Infrastruktur: Richten Sie elektronische Schnittstellen oder E-Mail-Systeme ein, um E-Rechnungen empfangen zu können.
- Übergangsfristen nutzen: Bereiten Sie sich rechtzeitig auf die Umstellung vor und klären Sie mit Ihren Mietern ab, ob sie ebenfalls E-Rechnungen akzeptieren können.
Vorteile der E-Rechnung
Die Einführung der E-Rechnung bringt langfristige Vorteile:
- Kosteneinsparung: Weniger Papier und Portokosten.
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Verarbeitung spart Zeit.
- Nachhaltigkeit: Reduzierung des Papierverbrauchs.
- Rechtssicherheit: Erfüllung gesetzlicher Anforderungen.
Zusammenfassend
Die E-Rechnungspflicht ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und betrifft auch Vermieter in Deutschland. Wer rechtzeitig die notwendigen Anpassungen vornimmt, profitiert von den Vorteilen der neuen Regelung und vermeidet mögliche Sanktionen. Besonders für Vermieter von Gewerberaum ist die Umstellung auf E-Rechnungen unumgänglich. Nutzen Sie die Übergangszeit, um sich auf die neuen Anforderungen vorzubereiten und Ihre Prozesse zukunftssicher zu gestalten.
